פיתוח מערכות מידע ותוכנות לארגונים בסקטור הציבורי והפרטי, מחייב עבודה מקצועית על פי שלבים מוגדרים ומדויקים הכוללים מתודולוגיה, פיתוח ותחזוקה - להלן ראשי התיבות של מפת"ח. ארגונים בכל סדרי הגודל ובכל תחומי העיסוק נדרשים למערכות מחשוביות בהתאמה אישית, תוך לקיחה בחשבון של מטרות ויעדים, כמות משתמשים, גודל מאגר הדאטה המתבקש, עקרונות והרשאות פרטיות ואבטחת מידע ועוד.

נוהל מפתח מסמך אפיון הוא למעשה תכנית העבודה הכתובה והמוגדרת המתייחסת להיבטים שונים בהליך הפיתוח, הבחינה והיישום של המערכת.

בין עקרונות הפיתוח והכלים היישומיים אותם ניתן למצוא באמצעות נוהל מפתח מסמך אפיון נמצא הגדרת יעדים ומטרות ברמת פרויקט וברמת ארגון.

עקרונות מנחים ברמת ארגון:

יסודות הפיתוח ברמת הארגון מתייחסים בעיקר לדרג הניהולי. ההתייחסות תכלול תכנית עבודה שנתית ממנה תיגזר תכנית אב לביצוע המשימה, את מבנה ניהול התשתית כמו גם את ניהול הייצור. תחום אבטחת המידע וההרשאות ייקבע תחת פרק זה ולמעשה מדובר בפרק התאורטי המגדיר את מטרות הפרויקט טרם תרגומו לכלל מעשה.

עקרונות מנחים ברמת פרויקט:

הפיתוח וניהול המשימה ברמת הפרויקט נכנס למעשה לעובי הקורה ובוחן את צרכי הארגון על בוריים. הפיתוח יכלול נתונים קיימים לצד הבאה בחשבון של התפתחויות, צמיחה ושינויים עתידיים בארגון, וכולל תכנון ויישום של כל האלמנטים החל משלב התכנון והיישום ועד שלבי הבדיקות השונות המתבצעות בתהליכים על פי חתך משתמשים מוגדר ועד להעלאת המערכת לאוויר, לרבות מקצה שיפורים, ניהול ופיתוח גרסאות משופרות על פי לוח זמנים מוגדר ותכנון היבט התמיכה על פי היקף וטווח משתמשים.

חברות פיתוח תוכנה קיימות ברבדים שונים כאשר היכולות להתאים את המערכת לצרכי הארגון, גודלו ואופיו היא שהופכת חברת תוכנה למובילה בתחומה. נוהל מפתח מסמך אפיון הוא הדרך הראשונית של הלקוח לבחון את מקצועיות החברה, את הבנתה בתהליכים הארגוניים, בצרכי הפיתוח וההטמעה ובתמיכה הנדרשת, כאשר היד המקצועית המכוונת והמובילה תהיה של חברת הפיתוח והתוכנה. הלקוח בסופו של דבר יגדיר את המטרות והשאיפות ואילו הצד שמנגד יתווה את הדרך לעבודה המשותפת ולמערכת עליה יהיו חתומים שני הצדדים במשותף, בשיתוף פעולה.