ניהול מכרזים ממשלתים – חשיבות ודרכי ביצוע

 
אחד מתחומי המומחיות של החברה, הינו הטיפול בכל הכרוך במכרזים, הן בהיבט הרב-תחומי והכוללני ביותר והן בשטח התקשוב, באופן פרטני.

המומחים בחברה צברו ניסיון מעשי עשיר מאוד בכתיבה ובניהול של מכרזים ממשלתיים, במגוון רחב של נושאים (מעבר לתקשוב גרידא), לאורך כל מחזור-החיים שלהם ועל כל שלביהם. להפקת התוצאות הטובות ביותר, בארץ ובעולם מיישמים המומחים של הורן יועצים שיטות ומתודולוגיות בעליות יעילות וכדאיות מוכחת.

אפיון מערכות וניהול של מכרזים ממשלתיים


• אפיון וניסוח של מדיניות המידע והתקשוב של הארגון, ברמה האסטרטגית והטקטית כאחד.
• ניתוח ואפיון של דרישות המידע.
• תכנון של מערכות מידע שלמות.
• תכנון קיבולת.
• הגדרת דרישות והכנה של מפרטים.
• הכנה של מסמכי מכרזים (RFP) למימוש המערכות, בארץ ובעולם (כולל ידע מעמיק בנוהל מפת"ח הממשלתי לפיתוח של מערכות מידע ובמתודולוגיות נלוות ומקבילות).
• בחינה והערכה של מציעים, ספקים ומוצריהם – חומרה, תשתית ותוכנה.
• ייצוג הלקוח במו"מ ובמגעים עם הספקים.
• תמיכה בהתקנתן ובמימושן של המערכות (כולל ניהול של הפרויקט בכללותו).
לפי החוק, על כל משרד ממשלתי באשר הוא לקיים מכרז בין ספקים ונותני שירות כאלה ואחרים בטרם ייחתם חוזה ההתקשרות עמו. מאחר שמדובר בכספי ציבור ולא בחברות פרטיות, על כל נושא המכרזים להתבצע בצורה המקצועית והמסודרת ביותר.

אחת הדרכים היותר מוצלחות להבטיח זאת היא באמצעות פנייה אל חברה המתמחה בתהליכי ניהול מכרזים ממשלתיים.

מדובר בשירות שעוזר לאותה ישות ממשלתית להתחיל ולסיים את הפרויקט או ההתקשרות על הצד הטוב ביותר, מבלי לבזבז כספים מיותרים ובהתאמה אישית מלאה לצרכים. עוד על עיקרי השירות בשורות הקצרות שלפניכם.

מהו מכרז ממשלתי?

מכרז ממשלתי מהווה מעין תחרות שבה מתמודדים כל המעוניינים לספק את הצורך שעלה במשרד.

כל מכרז שכזה מתפרסם בנוהל קבוע, כאשר ישנם מספר סוגי מכרזים ובהתאם לסוג כך גם אופן צורת הפרסום וההתקשרות בפועל.

חלק גדול מהמכרזים הממשלתיים הינם פומביים לחלוטין והם מתפרסמים בעיתונות היומית בעברית ובערבית, באתר האינטרנט של מנהל הרכש הממשלתי וגם בלשכת הפרסום הממשלתית.

כל תנאי המכרז מפורסמים בנוסח ההודעה לרבות הנושא, תקופת ההתקשרות עם הספק, האם קיימים תנאים מקדימים להשתתפות, מהו התשלום להשתתפות במכרז ומהו המועד האחרון להגשת הבקשות.

באופן עקרוני, חברה המספקת שירותי ניהול מכרזים ממשלתיים תעזור לאחראים במשרד כזה או אחר גם בניסוחי המכרזים עצמם. ניתן למצוא גם סוג נוסף של מכרזים ממשלתיים, אלו הם המכרזים הסגורים, שפונים לקבוצה צרה וידועה מראש של ספקים וזאת בהתאם לחוק ולהתקיימות תנאים מסוימים (סכומי תשלום נמוכים ועוד).

מדוע חשוב לנהל את המכרז באופן מסודר?

ניהול נכון של מכרז ממשלתי באמצעות חברה ייעודית עוזר למשרד להימנע מבזבוז משאבי זמן וכסף, הן מבחינת ההתאמה האישית של הספק והן מבחינת חיסכון בשעות עבודה של העובדים המעורבים בהפקת וניהול המכרז.

תהליך ניהול מכרזים ממשלתיים מסודר מתחיל בקביעת הצרכים הספציפיים של המשרד מהשירות שאותו הוא מעוניין לקבל ולאחר מכן ניסוח המכרז בצורה הנכונה ביותר.

ניסוח נכון של הודעת המכרז מונעת מראש פניית גורמים שאינם מתאימים לביצוע השירות או הפרויקט, כך שוועדת המכרזים יכולה להתעסק בעיקר ולא בטפל. כמו כן, ניסוח נכון מאפשר סיכוי גבוה יותר להתקשרות עם הגורם המתאים ביותר לצרכי המשרד והפרויקט.

ניסוח המכרז וניהולו בפועל חשובים ביותר גם כדי לא להסתבך מבחינה משפטית, דבר שעשוי לעלות ביוקר למשרדי הממשלה, כמו גם להביא לכישלון הפרויקט עוד בטרם יצא לדרכו.

יש לציין כי תהליך ניהול המכרז ממשיך גם לאחר בחירת הזוכה במכרז כשהחברה המנהלת עוקבת אחר הפרויקט מבחינת לוחות זמנים, טיב העבודה כפי שהובטח במכרז ומונעת חריגות משמעותיות מהתקציב שנקבע מראש.

ניהול מכרזים ממשלתיים מחייב מקצועיות ברמה הגבוהה ביותר כדי להשיג את התוצאות המצופות מהמכרז. חשוב מאוד לבחור בחברה שניהלה פרויקטים רבים עבור מגוון משרדי הממשלה וחברות ציבוריות אחרות, כזו שהיא בעלת ידע בתכני המשרד הספציפי, היסטוריה מוכחת באפיון מערכות מידע ומכרזים רלבנטיים אחרים. כל הנושאים האלה הינם עיקר התמחותה של חברת הורן יועצים בע"מ.

חברתנו מציעה עבורכם שירות ניהול מכרזים מקיף החל משלב התכנון ועד הביצוע בפועל ועושה זאת על הצד הטוב ביותר עבור מגוון לקוחותיה המרוצים בארץ ובעולם.

לייעוץ חינם צרו עמנו קשר בטלפון 02-6310212 ונשמח לעמוד לשירותכם.